При составлении и хранении книг покупок (книг продаж) в электронном виде подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) необязательно. Такая подпись потребуется только в случае представления документов в инспекцию. Об этом сообщила ФНС России в письме от 24.01.19 № ЕД-4-15/1044.
Объяснение довольно простое. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в том числе книги покупок и книги продаж) должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом указанные книги, а также дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде, «подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при их передаче в налоговый орган». Об этом сказано в пункте 24 Правил ведения книги покупок и в пункте 22 Правила ведения книги продаж (оба документа утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).
Следовательно, книги покупок и книги продаж нужно подписывать усиленной КЭП только в момент их передачи в инспекцию (в частности, при истребовании в рамках камеральной проверки). При этом следует использовать подпись лица, которое исполняет функции руководителя организации на момент представления документов. А для целей хранения заверять книги покупок и книги продаж электронной подписью не требуется.